Información Legal

TÉRMINOS DE SERVICIO Y CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS (LINKFARMA)

Versión 1.0 · en vigor desde el 2 de agosto de 2026

El presente documento regula las condiciones de uso de la plataforma LinkFarma y constituye el Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales (conforme al Art. 28 del RGPD) entre la sociedad gestora de la plataforma, Linkfarma LLC, con domicilio en 30 North Gould Street 82801 Wyoming USA (en adelante, "el Prestador" o "LinkFarma"), y la oficina de farmacia que acepta electrónicamente este documento (en adelante, "la Farmacia").

A los efectos del RGPD, la Farmacia actúa como Responsable del Tratamiento y el Prestador actúa como Encargado del Tratamiento.

La aceptación electrónica de estos términos mediante el marcado de la casilla correspondiente en la interfaz de usuario de LinkFarma equivale a la firma formal y por escrito de este acuerdo a todos los efectos legales, quedando ambas partes plenamente vinculadas por las siguientes condiciones:

1. OBJETO Y CONDICIONES DE SERVICIO

LinkFarma proporciona un servicio de software como servicio (SaaS) especializado en el análisis de indicadores clave de rendimiento (KPIs), gestión de inventario y optimización de propuestas de compras a través del acceso a la plataforma web linkfarma.app y la instalación de un software conector local en el servidor de la Farmacia.

2. TRANSFERENCIA, CONFIGURACIÓN Y ALOJAMIENTO DE DATOS

• Extracción segura: El conector local empaqueta y transfiere los datos operativos de la Farmacia a través de un archivo de copia de seguridad (.bak) y archivos diferenciales (diff) mediante protocolos cifrados HTTPS/TLS.
• Tránsito temporal de las copias: El archivo de copia se deposita de forma transitoria en un almacenamiento intermedio en la nube, desde el que el servidor de datos correspondiente lo descarga para restaurarlo. Este almacenamiento intermedio se encuentra actualmente provisto por Google Drive (Google Ireland Limited), y la copia se elimina una vez completada la restauración.
• Alojamiento operativo en España: Una vez restaurada, la base de datos operativa de la Farmacia sobre la que funciona la plataforma se aloja en servidores situados en España, provistos por el proveedor de infraestructura IONOS (IONOS España / IONOS Cloud).
• Privacidad desde el diseño (Seudonimización): La plataforma aplica seudonimización en la capa de aplicación: los nombres de los clientes se reducen a sus iniciales, los teléfonos se muestran parcialmente ocultos, los correos electrónicos se enmascaran, y el DNI/NIF, el número de afiliación a la Seguridad Social y el domicilio no se incorporan a la interfaz. En consecuencia, ningún dato identificativo directo del cliente es accesible desde el panel web ni desde las exportaciones a hoja de cálculo. La copia operativa restaurada conserva la información original de la Farmacia, protegida mediante cifrado en tránsito, control de acceso y las medidas descritas en el Anexo II.

3. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD (EXENCIÓN OPERATIVA)

• La Farmacia es la única responsable de mantener y custodiar de forma independiente sus propias copias de seguridad de producción en su servidor local.
• El Prestador no será responsable de ningún daño incidental, interrupción del negocio, pérdidas económicas o corrupción de bases de datos locales derivados del uso del software conector.
• La responsabilidad económica total acumulada de Linkfarma LLC ante la Farmacia por cualquier tipo de reclamación contractual o extracontractual se limitará como máximo a la suma de las cuotas mensuales o anuales efectivamente abonadas por la Farmacia a LinkFarma en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que cause la reclamación.
• La presente limitación no resulta de aplicación a la responsabilidad frente a los interesados prevista en el Art. 82 del RGPD, ni a los daños causados por dolo o negligencia grave, ni a cualquier otro supuesto en que la normativa imperativa impida su limitación.

4. CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS (Art. 28 RGPD)

De conformidad con el Artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) de España, se establecen las siguientes condiciones:

• Instrucciones de tratamiento: El Prestador tratará los datos personales únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones documentadas de la Farmacia, incluidas las relativas a transferencias internacionales, y para las finalidades analíticas descritas en el Anexo I. El Prestador no utilizará los datos para finalidades propias ni para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial.
• Deber de advertencia: Si el Prestador considera que una instrucción de la Farmacia infringe el RGPD u otra norma de protección de datos, se lo comunicará de inmediato y podrá suspender su ejecución.
• Confidencialidad: Todo el personal del Prestador autorizado para el tratamiento está sujeto a un compromiso formal de confidencialidad y secreto profesional, que subsiste tras la finalización de su relación.
• Tipología de datos tratados: Datos de transacciones de venta, compras a proveedores, actividad del personal empleado (vendedores) y datos de clientes seudonimizados conforme a la cláusula 2.
• Categorías especiales de datos (Art. 9 RGPD): El tratamiento incluye datos relativos a la salud, en concreto el historial de dispensación de medicamentos asociado a un código interno de cliente, empleado exclusivamente para las funcionalidades de control de adherencia a tratamientos crónicos y análisis de dispensación. Estos datos se tratan únicamente por cuenta de la Farmacia, que ostenta la relación asistencial con el paciente y la base de licitud correspondiente (Art. 9.2.h RGPD). El Prestador no los cede a terceros distintos de los subencargados del Anexo III ni los emplea para entrenar modelos de inteligencia artificial, y les aplica las medidas reforzadas del Anexo II.
• Seguridad: El Prestador aplicará las medidas técnicas y organizativas descritas en el Anexo II, conforme al Art. 32 del RGPD.
• Subencargados: La Farmacia autoriza expresamente la subcontratación de los proveedores relacionados de forma nominal en el Anexo III. El Prestador impondrá a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos que asume en este contrato y responderá de su actuación. Cualquier alta o sustitución de subencargado será comunicada a la Farmacia con al menos treinta (30) días de antelación, pudiendo esta oponerse motivadamente y, en tal caso, resolver el contrato sin penalización.
• Notificación de brechas de seguridad: El Prestador notificará a la Farmacia cualquier violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas desde que tenga conocimiento de ella, mediante correo electrónico a la dirección de contacto registrada y aviso en la plataforma, facilitando la información del Art. 33.3 del RGPD para que la Farmacia pueda cumplir su propia obligación de notificación ante la AEPD.
• Asistencia a la Farmacia: El Prestador asistirá a la Farmacia, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, en la respuesta a las solicitudes de ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición y decisiones automatizadas), así como en la realización de evaluaciones de impacto y consultas previas a la autoridad de control (Arts. 32 a 36 RGPD).
• Auditoría: La Farmacia podrá verificar el cumplimiento de este contrato mediante auditoría, por sí o por un tercero independiente, con una periodicidad máxima anual y preaviso de treinta (30) días naturales. El Prestador pondrá a su disposición toda la información necesaria. El coste será asumido por la Farmacia, salvo que la auditoría revele incumplimientos imputables al Prestador, en cuyo caso lo asumirá este.
• Registro de actividades: El Prestador mantiene el registro de actividades de tratamiento realizadas por cuenta de la Farmacia exigido por el Art. 30.2 del RGPD.
• Duración: El tratamiento se extenderá mientras permanezca vigente la suscripción de la Farmacia, más el periodo de gracia previsto en la cláusula siguiente.
• Devolución o supresión al finalizar: A la finalización del servicio y a elección de la Farmacia, el Prestador le devolverá los datos en formato de copia de seguridad estándar (.bak) o los suprimirá de forma segura. En ambos casos eliminará las copias existentes en sus sistemas y en los de sus subencargados en un plazo máximo de treinta (30) días, salvo obligación legal de conservación, y lo certificará por escrito si la Farmacia lo solicita.

5. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

El alojamiento operativo de la información se realiza en territorio español (IONOS). No obstante, dado que la entidad gestora de la plataforma es Linkfarma LLC, sociedad constituida en los Estados Unidos, y que el acceso remoto desde un tercer país constituye por sí mismo una transferencia internacional, las partes incorporan formalmente al presente acuerdo las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914), Módulo 2 (Responsable a Encargado), para legitimar jurídicamente la transferencia de conformidad con el Capítulo V del RGPD.

A los efectos de dichas Cláusulas: la cláusula de opción de acoplamiento (docking clause) no resulta de aplicación; en la Cláusula 9 se opta por la autorización general de subencargados con el preaviso de 30 días previsto en la cláusula 4; en la Cláusula 17 el Derecho aplicable es el del Reino de España; y en la Cláusula 18 el fuero es el de los tribunales españoles. Los Anexos I, II y III que figuran a continuación forman parte inseparable de las Cláusulas Contractuales Tipo.

6. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

El presente acuerdo se regirá por la legislación de España. Para cualquier discrepancia o litigio derivado de este documento, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales del domicilio de la oficina de la Farmacia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

ANEXO I — DESCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO

• Responsable del Tratamiento (exportador): la Farmacia que acepta este documento, cuyos datos identificativos y de contacto constan en su ficha de alta en la plataforma.
• Encargado del Tratamiento (importador): Linkfarma LLC, 30 North Gould Street 82801 Wyoming USA. Contacto en materia de protección de datos: info@linkfarma.app.
• Categorías de interesados: clientes y pacientes de la Farmacia; personal empleado de la Farmacia (vendedores y personal de mostrador).
• Categorías de datos personales: código interno de cliente e iniciales del nombre; teléfono enmascarado; datos de transacciones de venta y dispensación; datos de actividad e identificación del personal empleado; datos de contacto y facturación de la Farmacia.
• Categorías especiales de datos: datos relativos a la salud (historial de dispensación de medicamentos asociado a un código interno de cliente). Tratados conforme a la cláusula 4 y con las medidas reforzadas del Anexo II.
• Naturaleza y finalidad del tratamiento: almacenamiento, consulta, análisis estadístico y elaboración de informes de gestión, control de inventario, propuestas de compra y control de adherencia a tratamientos, por cuenta de la Farmacia.
• Frecuencia de la transferencia: continuada, mediante sincronizaciones automáticas periódicas.
• Duración: mientras permanezca vigente la suscripción, más un máximo de 30 días para la devolución o supresión.
• Autoridad de control competente: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

ANEXO II — MEDIDAS TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS

• Cifrado en tránsito: toda comunicación entre el conector local, la plataforma web y los servidores de datos se realiza mediante HTTPS/TLS.
• Seudonimización en la capa de aplicación: reducción de nombres a iniciales, enmascarado de teléfonos y correos, y supresión de DNI/NIF, número de afiliación a la Seguridad Social y domicilio, tanto en la interfaz como en las exportaciones.
• Control de acceso: autenticación individual por usuario con contraseñas almacenadas mediante funciones de derivación con salt; permisos por farmacia; separación de roles de administrador y usuario estándar.
• Protección frente a accesos no autorizados: limitación de intentos de acceso con bloqueo temporal progresivo por IP y por cuenta; renovación del identificador de sesión en cada autenticación; caducidad de sesión por inactividad a las 72 horas.
• Aislamiento entre clientes: cada farmacia dispone de su propia base de datos restaurada; las conexiones de grupo requieren autorización explícita de todos sus miembros.
• Protección de la superficie web: denegación de acceso por servidor a ficheros internos (registros, documentación, directorios de sesiones y de trabajo); ausencia de scripts de diagnóstico en el entorno de producción.
• Autenticación de integraciones: los enlaces externos de informes se firman mediante HMAC-SHA256 con caducidad; el aprovisionamiento del conector emplea tokens aleatorios individuales por farmacia.
• Trazabilidad: registro de accesos y acciones de los usuarios, y registro de errores de consulta fuera de la raíz web.
• Medidas reforzadas para datos de salud: acceso restringido a los usuarios autorizados por la propia Farmacia; presentación siempre seudonimizada; exclusión de estos datos de cualquier envío a servicios de inteligencia artificial.
• Supresión: eliminación segura de las copias intermedias una vez restauradas y de la totalidad de los datos a la finalización del contrato en los plazos de la cláusula 4.

ANEXO III — LISTA DE SUBENCARGADOS

Cualquier modificación de esta lista se comunicará a la Farmacia con treinta (30) días de antelación conforme a la cláusula 4.